بحث جاهز عن تخطيط العلاقات العامة doc

بحث بعنوان
مشكلات تخطيط العلاقات العامة ومعوقاته

قائمة المحتويات

المقدمة
الفصل الأول: التخطيط والعلاقات العامة
1 أهمية التخطيط وفوائده
2 فوائد استخدام التخطيط
3 متطلبات مخطط العلاقات العامة
4 أنواع خطط العلاقات العامة
5 مراحل تخطيط العلاقات العامة
الفصل الثاني: مشكلات تخطيط العلاقات العامة
1 معوقات عملية التخطيط
2 مشكلات تخطيط العلاقات العامة0
قائمة المراجع

 مقدمة:
إن العلاقات العامة تماري كفن ونشاط يعتمد على القدرات والابداع والابتكار وتعتبر كمهنة تمارس من قبل الغير متخصصين بها، ويقوم بممارستها الاداريون واصحاب الخبرات العملية الإعلامية والتسويقية.
العلاقات العامة علم له علاقة وطيدة بالعلوم الاجتماعية الأخرى فهيا تدرس ضمن عدة تخصصات أكاديمية كالإدارة العامة وإدارة الأعمال، والتسويق، والاجتماع، كما تدرس ايضاً ضمن تخصصات الصحافة والاعلام، ولم يبدأ تدريس العلاقات العامة كتخصص مستقل في الجامعات إلا مؤخراً، حيث يتواجد في الوقت الحاضر عدد لا بأس به من مدارس وأقسام العلاقات العامة وبخاصة في الجامعات الأمريكية.
وتتطرق كتب العلاقات العامة كثيراً إلى العلاقات من منطلق ما يجب أن تكون عليه ممارسة المهنة، ولهذا فإن تحقيق التفاهم المتبادل بين المؤسسات وجماهيرها، وتحقيق المصلحة العامة، وخدمة جماهير المؤسسة ومجتمعها الذي تعيش فيه، وينبغي أن تسعى لتحقيق الدعم والتأييد للمؤسسة وخلق التفاهم المشترك وتقويته وتحقيق الرفاهية للمجتمع والقيام بالإجراءات والسياسات التي تساهم في خدمة جماهير المؤسسة بشكل خاص وخدمة المجتمع بشكل عام.
أما العلاقات العامة المؤسسية تسير كأداة لتحقيق أكبر أهداف المؤسسة، أما الجمهور فلا يهمها عند التعامل معه إلا تحقيق أكبر قدر من التأثير في سلوكه واتجاهاته وتكاد تنحصر وظيفة العلاقات العامة المؤسسية في الاتصال، وهي وإن كانت تقوم ببعض التخطيط والتقويم إلا انها نادراً ما تقوم بالبحث ولا تقدم المشورة للإدارة، وبخاصة تلك التي تتعلق في إحداث التغييرات في واقع المؤسسة نفسها. ويعتبر التركيز على الاتصال في العلاقات العامة المؤسسية العامل المشترك لدى أغلب المؤسسات التي توظف العلاقات العامة المثالية، وهو اتصال ذو اتجاه واحد من المؤسسة إلى الجمهور بقصد التأثير على الجمهور لصالح المؤسسة. كما أن وكالات العلاقات العامة تبذل جهدها لتحقيق مصلحة وكيلها الذي سيدفع قيمة العمل. فقد كتب هنري روجرز الذي عمل أكثر أيام حياته مستشاراً في مجال العلاقات العامة وقد كان عمله يقتصر على الاتصال وأنه يقوم بإيصال الرسالة التي يرغب موكله في إيصاله للجمهور، ويقدم المشورة حول أفضل الإجراءات لإيصال تلك الرسالة، ويحاول التأثير على الجمهور لصالح موكله. (Henry Rogers,1980)
تعتبر وظيفة التخطيط وظيفة أساسية من وظائف العلاقات العامة الحديثة، والعلاقات العامة الجيدة تعتمد على التخطيط العلمي عند تنفيذها للأنشطة والبرامج لما لها من فائدة على المؤسسة ككل، وعدم التخطيط يؤدي إلى عدم وضوح الأهداف التي تسعى العلاقات العامة الى تحقيقها، والتخطيط مهمة تصعب أحياناً، ويحتاج القيام بها توفير كم هائل من المعلومات، وتستلزم عملية التخطيط اجراء البحوث والدراسات، واجراء اختبارات ميدانية لتحقيق الأهداف المرجوة في الوقت المحدد وبالتكلفة المناسبة. والعمل الجيد لا بد أن يستند على تخطيط مسبق، فإن التخطيط الجيد هو الذي يوضح ماذا يتم، متى، ولماذا، وبأي تكلفة؟، ولعل أهم مميزات التخطيط وأكبر معوقاته هو أنه يتعامل مع المستقبل، والمستقبل من الصعوبة التنبؤ بما سيحدث، ولكن هذه الصعوبة هي من أهم الأسباب التي تدعو للتخطيط بناءً على توقعات في المستقبل.

إقرأ أيضا:موضوع عن التعليم في المملكة العربية السعودية  ورؤية 2030 (فرص وتحديات)

الفصل الأول
التخطيط

يعد التخطيط من أهم وظائف الإدارة، والعلاقات العامة الجيدة هي التي تستخدم التخطيط بشكل مستمر لتحقق أهدافها المنشودة بأسرع ما يمكن وبأقل التكاليف، وتخطيط العلاقات العامة يساعد في تحقيق الأهداف، وتوفير الوقت والجهد والمال، و يسعى لتنفيذ البرامج بشكل أسهل كمان يمكنها من السيطرة والتحكم بالبرامج التنفيذية للمؤسسة، أي أنها تسهم في توضيح أنشطة المؤسسات في تحقيق الأهداف العليا على أرض الواقع.

 أهمية التخطيط و فوائده:( توفيق،1984)
1. التغلب على عدم التأكد من التفكير في المستقبل.
2. الانتباه على تحقيق الأهداف.
3. اكتساب التشغيل الاقتصادي، حيث يعمل التخطيط على الكفاءة حيث تخفيض التكاليف والتشغيل الكفء بما يتناسب الاستغلال الأمثل لكافة الموارد.
4. تسهيل رقابة المدراء على المرؤوسين.
ويذكر دان Dunn(1986) أن للتخطيط مميزات منها:
1. التخطيط بمثابة خريطة طريق تساعد في تحديد النقطة التي تحتاج للوصول اليها والطريق الأمثل للوصول إليها.
2. تساعد الخطة في توضيح الأهداف وفي تحديد الأماكن التي تحتاج إلى البحث.
3. الخطة قاعدة لطلب الميزانية المناسبة وتساعد جهاز العلاقات العامة على المطالبة بالمبالغ اللازم.

 فوائد استخدام التخطيط: (عبد المعطي عساف، 1403 هـــــ)
1. الطريقة الأساسية لتحديد وتحليل المشكلات التي تواجه الإدارة في الحاضر والمستقبل.
2. القدرة على الربط بين الماضي والحاضر والمستقبل، حيث يستخدم التخطيط في الاستفادة من تجارب الماضي ومعطيات الواقع أو الحاضر، والتعامل مع المستقبل مما يساهم في تحليل وحل المشكلات.
3. تحديد أهداف أو سياسات المنظمة، وهذا يمثل مطلباً أساسياً لأي عملية فعلية وبصورة تمكن العاملين تفهم وظائفهم المحددة.
4. إحساس كل من العاملين بأن عمله، مهما كان يبدو صغيراً يمثل جزءاً لا يتجزأ من الخطة الأساسية، مما يضاعف إحساسهم بالأهمية وزيادة رضاهم وثقتهم بأنفسهم ورفع روحهم المعنوية كأساس في تحقيق فعالية العمل.
5. التناسق والانسجام بين الخطة المعدة وبين الأعمال والعاملين المكلفين بإنجازها مما يضمن عدم ازدواجية الأعمال، تحديد المسئولية، عدم التضارب بين الأعمال والعاملين مما يحقق التعاون والتركيز على الإنتاجية.
6. تحقيق التوازن بين كافة عناصر الخطة ومحور عملها، وهذا يعني توفير عناصرها سواء كانت زمناً، بشراً، جهداً، مالاً، أو موارد بصورة متكافئة لا تحقق إسرافاً وبصورة لا تقل فلا يحدث خللاً معوقاً.
 متطلبات مخطط العلاقات العامة : (توفيق، 1984)
– وجود مخطط يدعم هذه الأسئلة: هل المخطط مهم؟ من يدعم؟ إلى من يوجه؟ اسئلة ثلاثة رئيسية تطور خطة العلاقات العامة،
– الدقة والتخطيط، وتوفر الخبرات القادرة على القيام بهذه الوظيفة الهامة، ولا بد توفر الحماس لدى العاملين في جهاز العلاقات العامة لتنفيذ الخطة.
– واقعية الخطط الجيدة، فالخطة التي لا تتصف بالواقعية من حيث أهدافها واحتياجاتها تصبح عبئاً على المؤسسة وعبئاً على جهاز العلاقات العامة الذي لا يستطيع الوصول إلى الأهداف المنشودة.
– مرونة الخطط وقابليتها للتعديل، فإن المرونة تعني قابلية الخطة للتعديل حسب الظروف والتغييرات المستقبلية الغير متوقعة ويمكن تدارك أثر هذه التغيرات الغير المتوقعة مع الاحتفاظ باتجاه الخطة نحو تحقيق الأهداف المحددة لها، والحاجة للمرونة سببها أن الخطة مهما كانت دقيقة ومحددة فإنها لا يمكن أن تمم بمعزل عن تأثيرات البيئة داخل وخارج المؤسسة، وحقيقة تعامل العلاقات العامة مع مدارك الجماهير وعقولهم بحاجة إلى تقييم مستمر لبرامجها ووسائلها في ضوء ردود الفعل وفي ضوء التغييرات البيئة الأخرى.
 أنواع خطط العلاقات العامة:
التصنيف على أساس الهدف العام للخطة
التخطيط الوقائي هو التخطيط المستمر الذي يعتمد عليه العلاقات العامة، ويرتبط هذا النوع باستخدامه عند مواجهة مشكلة ما وفي أوقات الأزمات والكوارث فنشاط العلاقات العامة يضمن للمؤسسة التكيف مع البيئة المحيطة ويقلل من فرص نشوء المشكلات قبل حدوثها وهو التخطيط الدوري والمستمر للمؤسسة.
التخطيط العلاجي يستخدم لمواجهة مشكلة تواجهها المؤسسة تستخدمه العلاقات العامة لعلاج أعراض غير عادية مما يجعل أنشطة العلاقات العامة مجرد ردود أفعال لما يحدث في بيئة المؤسسة.
التصنيف على أساس المدة الزمنية
خطط قصيرة المدى تتراوح ما بين ثلاثة وستة أشهر وهي دائماً متعلقة بموقف أو مناسبة لها فترة زمنية قصيرة.
خطط متوسطة المدى سياسات تمتد إلى سنة واحدة.
خطط طويلة المدى تحدد الادارة الاطار العام لسياستها وأهدافها العريضة في الخطة طويلة المدى التي قد تمتد إلى خمس سنوات
تصنيف خطط العلاقات العامة على أساس عدد مرات تنفيذها
خطط الاستخدام الواحد هي الخطط التي تستخدم مرة واحدة، كالخطط العلاجية التي توضع لمواجهة موقف معين ومن النادر مواجهته مرة أخرى.
خطط الثابتة أو المنتظرة هي الخطط المعدة مسبقاً لاستخدامها عند نشوء طارئ معين، فهي إذاً خطط الطوارئ التي لم تستخدم بعد وسوف تستخدم عندما تواجه المؤسسة مشكلة يتوقع حدوثها.
خطط المستمرة هي الخطط الروتينية الاعتيادية التي تقوم بها العلاقات العامة وتنفذها باستمرار، وهي بمعنى آخر كالخطط الوقائية

إقرأ أيضا:نموذج نقد بحث علمي نموذج نقد رسالة ماجستير

 مراحل انجاز مخطط خاص بالعلاقات العامة
 خطة العلاقات العامة:
المخطط هو وثيقة طموحة وأكثر استراتيجية. تتكون من ثلاثة أجزاء – دراسة الحالة – الهدف الاستراتيجي – طرائق العمل التي تندرج ضمن هذا الهدف. وتعتبر من الوثائق التنفيذية التي تهدف إلى الوعي لتحديد إطار مرجعي لكافة الإجراءات للاتصالات، وهي سرية لا يتم نشرها خارجياً. طول متغير الخطة يمكن ان تصل إلى 50 صفحة لبعض المؤسسات الكبيرة، على الرغم من أن الاتجاه هو وضع أوراق قصيرة ومع ذلك يجب أن لا يقل عن 10 صفحات ما لم تقوم بتقليص ميثاقاً أو خطة عمل معينة.
الأساس الأول لخطة العلاقات العامة

من؟ الذي يجب أن يعبر عن المؤسسة؟
ماذا يقول؟ ما الذي يجب أن يكون في محتوى الرسالة؟
كيف؟ بأي قناة يجب أن تكون العلاقات العامة؟
ما التأثير؟ ما هي نتائج تخطيط العلاقات العامة؟
أين؟ ما هو الموقع الجغرافي لهذه العلاقات العامة؟
متى؟ متى يتم تخطيط العلاقات العامة؟
الهدف ما هو هدف تخطيط العلاقات العامة؟

وبذلك فإن مراحل تخطيط العلاقات العامة:
1. تحديد الاهداف: لكل وظيفة في العلاقات العامة هدف يجب الوصول إليه، ومن الأساس أن الأهداف تتغير بسبب المنظمة وقواعدها العامة وجماهيرها والميزانية الموضوعة للعلاقات العامة ويجب أن تكون تلك الأهداف منطقية وإيجابية وواضحة وأن تكون موضوعية من حيث المال والجهد والعاملين الذين يسعون إلى تحقيق الأهداف بنجاح.
2. رسم الخطة:
– تحديد الميزانية.
– تشكيل هيئة فعالة للتنفيذ.
– تحديد الخطوط الأساسية للحملة الإعلامية واختيار موضوعاتها.
– اختيار وسائل الاعلام.
– التدقيق.

إقرأ أيضا:أول نجم يظهر بعد الغروب

الفصل الثاني
مشكلات التخطيط ومعوقاته

إن من أهم مشكلات التخطيط ومعوقاته هي الاستهانة بعملية التخطيط، وعدم إعطاءها الأهمية اللازمة مما يؤدي إلى الخروج بخطط فاشلة، و مشكلة أخرى قد تهدد التخطيط هي أن يعهد بوظيفة التخطيط لمن هم دون المستوى خبرة وعلماً وسببها عدم توفر الكوادر المؤهلة للقيام بهذه الوظيفة. فإنه توجد سلبيات عديدة تحيط بعملية ممارسة العلاقات العامة في مختلف المنظمات.
وتواجه العلاقات العامة في تطبيقها مشكلة ضعف الميزانية المخصصة لنشاطها في معظم المؤسسات، وذلك من عدم الاعتراف بأهميتها كما يتعرف بالتسويق والإعلان. كما أدى ظهور مستجدات جديدة وظهور شبكة الإنترنت إلى تزايد المشكلات التي تواجه العلاقات العامة من خلال قيام بعض الممارسون بتشويه سمعة المؤسسات عبر الشائعات التي تنشر على الإنترنت.
كذلك فإن من مشكلات التخطيط عدم التعاون بين العاملين وعدم إشراكهم بعملية التخطيط والخطط التي لا يشترك العاملين في وضعها أو إبداء الآراء قد تتضمن مشكلات تنفيذية وفنية تغيب على القائم بالتخطيط، وعدم اشتراك العاملين يؤدي إلى انعدام حماسهم عند تنفيذ الخطط واقتراح خطط غير واقعية تنقصها المرونة وصعبة التنفيذ فتصبح الخطة مجرد تصورات بعيدة عن الواقع.
• معوقات عملية التخطيط : توفيق (1984)
1. الشك وعدم تطابق المعلومات والحقائق المتعلقة بالمستقبل.
2. إرتفاع تكلفة التخطيط وتفضيل إنفاق الأموال على التنفيذ الفعلي بدلاً من التخطيط.
3. العوائق النفسية وتلك التي تأتي نتيجة الاهتمام بالحاضر أكثر من المستقبل.
4. التخطيط يقيد الحرية، قد يشعر البعض أن الخطط تقيد حرية الأفراد خصوصاً الذين لا يشاركون في عملية التخطيط.
5. التخطيط يؤخر العمل، هناك من يعتقد أن التخطيط يضيع الوقت بتفضيلهم بعض المواقف العاجلة أو الطارئة والتي لا تسمح بالتأخير بل تستلزم إتخاذ القرارات سريعاً
• مشكلات تخطيط العلاقات العامة ومعوقاته : عجوة، (1985)
1. عدم اعتراف الإدارة بعملية التخطيط في ممارسة أنشطة العلاقات العامة.
2. اعتبار إدارة العلاقات العامة غير ملزمة بموافقتها على الأهداف التي تضعها المؤسسة والتي تتطلب تنفيذ.
3. شعور إدارة العلاقات العامة بحاجتهم إلى الوقت وشعورهم بضغط للتخطيط اليومي بمشكلاته المتجددة.
4. عدم تعاون إدارة العلاقات العامة مع باقي الإدارات داخل المؤسسة خلال محاولتهم لتبادل الجهود والتنسيق وعرض أعمالهم وخططهم.
5. النظرة السلبية لإدارة العلاقات العامة عند نشر وعرض الخطط باعتباره الهدف النهائي لنشاط العلاقات العامة
6. عمليات التخفيض المستمر لميزانيات العلاقات العامة بحجة ترشيد الانفاق وتقليل المصروفات دون إدراك لمفهوم العلاقات العامة الصحيح في ترشيد الإنفاق وزيادة الإنتاج.

المراجع:
1. أشـرف صالح، تصـميم المطبوعات الإعلامية: مطبـوعات العلاقات العامـة، الطبعـة الأولى، )القاهرة: دار النهضة العربية، 1999 ،)ص.35
2. توفيق، جميل أحمد، إدارة الأعمال، إدارة الأعمال (بيروت: دار النهضة العربية، 1984)
3. عبد المعطي عساف، مبادئ في الإدارة العامة وتطبيقاتها في المملكة العربية السعودية، الرياض، مصانع الفرزدق، 1403 هــ، ص 136-137
4. عجوة، علي، الأسس العلمية للعلاقات العامة، الطبعة الثانية القاهرة، عالم الكتب، 1985 ص 119-120
5. محمـد مـنيـر حجـاب وسحــر محمـد وهبي، المداخل الأساسية للعلاقات العـامـة، ط1 ، )سوهاج: دار محسن للطباعة، 1993 ص.45

ثانياً: المراجع الأجنبية:
1. Brody ,E. W. Public Relations Programming and Production (New York, 1988
2. Dunn, S. Watson, Public Relations: A Contemporary Approach (Homewood, IRWIN, 1986)
ثالثاً: المراجع الالكترونية:
1.https://e3arabi.comمراحل التخطيط علاقات عام/
2.https://mohamedemam.wordpress.com/tagأنواع-التخطيط-

Comments

0 comments